Como enviar o contrato de locação para assinatura eletrônica

Como acessar

No menu lateral, clique em Locações. Abra a locação desejada. Nas Ações rápidas, clique em Assinatura eletrônica. A tela abre na aba Enviar documento.

Passo 1 — Selecionar os documentos

A tela exibe todos os PDFs disponíveis na pasta de contratos da locação em Documentos incluídos. Use a barra de busca para localizar um arquivo específico pelo nome.

Cada documento tem uma opção Contrato à direita. Quando ativada, indica que aquele arquivo é o contrato principal da transação — ao ser assinado por todos, o sistema atualiza automaticamente o status da locação e registra a data de assinatura do contrato.

Para remover um documento da lista, clique no ícone de lixeira ao lado dele.

📌 O sistema valida cada documento antes de liberar o envio. Se algum arquivo tiver problema, ele aparece com um aviso e o botão de envio fica bloqueado até a situação ser resolvida.

Passo 2 — Escolher um modelo (opcional)

No campo Modelo padrão, selecione um dos modelos de assinatura configurados pela sua imobiliária. Ao escolher um modelo, o sistema pré-preenche o prazo, a mensagem do e-mail e os assinantes com seus métodos de autenticação.

Você ainda pode ajustar qualquer informação após aplicar o modelo.

Passo 3 — Definir o prazo

No campo Data limite, informe em quantos dias corridos o envelope expira. A data calculada aparece ao lado do campo. Após esse prazo sem assinatura completa, o envelope expira automaticamente.

Passo 4 — Configurar a mensagem do e-mail

Clique em Mensagem do e-mail de convite para expandir a seção. Preencha:

• Assunto do email — título do e-mail que os assinantes vão receber
• Mensagem personalizada para o email de convite — texto que acompanha o link de assinatura

Passo 5 — Adicionar os assinantes

Na seção Assinantes dos documentos, clique em Adicionar assinante. Escolha o tipo de assinante que deseja incluir:

• Interno (usuário) — usuários cadastrados na imobiliária. Busque pelo nome e selecione. Marque Incluir como observador se a pessoa deve receber o envelope sem precisar assinar
• Clientes — locadores e locatários da locação, incluindo representantes legais
• Comissionados — corretores e agentes vinculados à locação
• Cadastro manual — qualquer pessoa que não está cadastrada no sistema, informando nome, e-mail e telefone
• Favoritos — contatos salvos anteriormente para reuso rápido

Após selecionar, clique em Incluir. O assinante aparece na lista com as colunas: nome, e-mail, celular, autenticação e ações.

Métodos de autenticação

Para cada assinante, defina como ele vai confirmar a identidade na hora de assinar. Clique na coluna Autenticação do assinante para escolher um ou mais métodos:

• Token via e-mail — código enviado por e-mail
• Token via WhatsApp — código enviado por WhatsApp
• Selfie com documento — foto do rosto com documento de identidade
• Selfie dinâmica — validação biométrica em movimento
• Assinatura manuscrita — assinatura desenhada na tela

Clique em Salvar para confirmar os métodos escolhidos.

Grupos e ordem de assinatura

Os assinantes são organizados em grupos que definem a ordem de assinatura. Todos do mesmo grupo assinam em qualquer ordem entre si; o grupo seguinte só é notificado quando o anterior terminar.

Para criar um novo grupo, arraste um assinante para a área + Arraste um assinante para criar o Grupo X que aparece abaixo da lista. A indicação — após todos do Grupo 1 assinarem → aparece entre os grupos para deixar a ordem clara.

Para editar ou remover um assinante, use os ícones de lápis e lixeira na coluna Ações.

Passo 6 — Enviar

Clique em Enviar para assinatura. O sistema processa o envio e redireciona automaticamente para a aba Documentos enviados, onde o envelope aparece com o status Processando enquanto é preparado.

O que o assinante recebe

Cada assinante recebe um e-mail com o assunto e a mensagem configurados, enviado pela Clicksign em nome do Pipeimob. O e-mail lista os documentos do envelope e o prazo para assinatura. Ao clicar em Visualizar para assinar, o assinante acessa a plataforma da Clicksign, onde vê todos os documentos e pode assinar todos de uma vez clicando em Assinar todos.

Acompanhar após o envio

Na aba Documentos enviados, cada envelope exibe o responsável, o tipo, os documentos incluídos, o status e o progresso das assinaturas. Clique em qualquer envelope para abrir o detalhe com os grupos, os assinantes e o status individual de cada um — incluindo data de envio e data de conclusão quando disponíveis.

No detalhe do envelope, enquanto ele ainda estiver em aberto, você pode:

• Re-enviar a notificação para um assinante que ainda não assinou
• Editar os dados de um assinante pendente clicando no ícone de lápis
• Remover um assinante pendente clicando no ícone de lixeira

Na aba Logs, você acompanha o histórico completo de eventos do envelope — envios, assinaturas e atualizações de status.

📌 Quando o contrato da locação é assinado por todos, o Pipeimob atualiza automaticamente o status da transação e registra a data de assinatura do contrato.

⚠️ Assinantes que já concluíram a assinatura não podem ser editados nem removidos.

Ficou com alguma dúvida? É só chamar no chat! 😉